منسّق رئيسي لبرنامج المؤتمرات

المسمّى الوظيفي

"منسّق رئيسي لبرنامج المؤتمرات "

القسم

برامج المؤسّسة

الرئيس المباشر:

 مدير مركز البحوث والدراسات

مسؤول مباشرة عن:

 مساعدة إدارية للمؤتمرات (توظيفات موسمية عند الضرورة)

الهدف من الوظيفة:

إعداد برنامج مؤتمر يكون متماسكاً، مجدياً، وملهماً من حيث المضمون والشكل، يضمن مشاركة فعّالة للمتحدّثين والشركاء والأطراف المعنيّة كافّة. إضافة إلى العمل على المبادرات والمشاريع المتعلقة بمؤتمرات فكر. 

المهامّ والمسؤوليات:

مؤتمر فكر وجلساته التحضيرية

 

إعداد البرنامج (من حيث الشكل)

·         التنسيق للتوصّل إلى إعداد الشكل المناسب لبرنامج المؤتمر وذلك وفقاً لمكان انعقاد المؤتمر.

·         اقتراح المنهجية التي ستعتمد في عقد جلسات المؤتمر العامّة والمتوازية، وورش العمل...

·         التنسيق مع المسؤولين اللوجستيين للتأكّد من أنّ الشكل المقترح يتناسب مع الفندق والتسهيلات المتوفّرة فيه، والعمل معهم على التفاصيل المتعلّقة بذلك.

الهيئة الاستشارية واللجان القائمة على البرنامج/ ورش العمل

·         تحضير لائحة الخبراء المناسبين لموضوع المؤتمر.

·         صياغة أجندة الاجتماع.

·         دعوة الخبراء وتزويدهم بالتفاصيل والوثائق المتعلّقة بالاجتماع.

·         التنسيق مع القسم اللوجستي حول التحضيرات للاجتماع.

·         صياغة التقرير الناتج عن الاجتماع وتدوين محاضر الاجتماعات التحضيريّة للمؤتمر.

·         التواصل الدائم مع الخبراء وتزويدهم بكلّ جديد بهدف إشراكهم بإثراء مضمون البرنامج.

إعداد البرنامج (من حيث المضمون)

·         القيام بالأبحاث الأولية المتعلّقة بموضوع المؤتمر وصياغة المسودّة الأولى لبرنامج المؤتمر.

·         إعداد الكتيّبات التي تصدر في المراحل التحضيريّة للمؤتمر.

·         استشارة الخبراء حول أهمّ المحاور التي يجب أن ترد في المؤتمر.

·         صياغة النصوص والوثائق المتعلّقة بموضوع المؤتمر (الورقة الخلفية للمؤتمر، العروض التي يجب تقديمها لبعض الأطراف المعنيّة، إلخ.)

·         صياغة المسودّة النهائية لكامل برنامج المؤتمر منذ الافتتاح وحتى آخر نشاط مرافق. (الجوائز، الشباب، التقرير... والتنسيق مع الفريق اللوجستي حول متطلبات كل جلسة/ نشاط...

الجلسات

·         صياغة مضمون الجلسات والـعمل على تحديث المضمون بشكل دوري مناقشة المضمون المقترح للجلسات مع مدير الجلسة والمتحدّثين المعنيّين وذلك بهدف إثراء المضمون.

·         صياغة ملخّص الجلسة (أو الملفّ الكامل للجلسة) (synopsis) حيث يشمل ملخص عن المحور، الهدف من المحور، ما المطلوب من المتحدّثين ومن مدراء الجلسة، المتطلبات اللوجستية للجلسة، أسماء وطرق التواصل مع المتحدّثين، إلخ.)

·         تحضير وتحديث دوري لدليل منسّقي الجلسات ومتحدّثيها.

·         تزويد منسّقي الجلسات والمشاركين فيها بدليل حول معايير مشاركتهم مسبقاً قبل انعقاد الجلسة.

 

المتحدّثون والمدعوين

·         تحضير لائحة المتحدّثين المقترحين من قبل الخبراء، والمستشارين، والمسؤولين، والمعنيين في المؤتمر. دراسة ملفاتهم، والتأكد من خلفياتهم من قدراتهم الفعلية،  وإعداد السير الذاتية للمتحدّثين.

·         دعوة المتحدّثين والتواصل معهم بشكل شبه يومي للتحضير للمؤتمر.

·         تزويدهم بكافّة المعلومات المتعلّقة بمضمون البرنامج خصوصاً الجزء المتعلق بجلستهم.

·         عقد لقاءات بين متحدّثي ومدير كلّ جلسة وذلك بشكل دوري.

·         عقد جلسة تشمل كلّاً من المتحدّثين ومدير الجلسة عشية المؤتمر.

·         تزويد المتحدثين ومدراء الجلسات بالتوجيهات التي يجب التقيّد بها والمتعلّقة بمؤسّسة الفكر العربي بشكل عام وموضوع المؤتمر والجلسة بشكل خاص.

·         استلام عروضهم أو الوثائق التي تدعم مضمون مشاركتهم .

·         استلام سيرهم الذاتية وصورهم.

·         اقتراح مدعوين متخصصين، والتأكد من خلفياتهم عند الحاجة.

 

·         الإشراف على:

1.       التواصل معهم لتزويدنا بكافّة المعلومات المتعلّقة بهم شخصياً ووسائل الاتصال بهم.

2.       التواصل معهم لحجز تذكرة السفر والإقامة في الفندق وكافّة التفاصيل اللوجستية.

3.       تحضير اللائحة المتعلقة بكافة التفاصيل اللوجستية المتعلّقة بالمتحدّثين.

 

شركاء المعرفة

·         تحضير لائحة شركاء المعرفة.

·         تحديد أطر الشراكة من خلال صياغة اتفاق مشترك بين الطرفين.

·         التنسيق والتواصل الدائم معهم إلى حين انعقاد المؤتمر.

·         بحث إمكانية الشراكة الدائمة وذلك خلال الفترة التي تلي المؤتمر بشكل يصبّ في مصلحة المؤسّسة وتوجّهاتها.

·         المتابعة معهم في حال نشأت شراكة معهم ينتج عنها أيّ مبادرة.

 

التخطيط لمؤتمر فكر:

المشاركة في وضع الموازنة الخاصةّ ببرنامج المؤتمر ورفعها لمدير المشروع.

المشاركة في وضع الخطّة السنوية للمؤتمر.

 

التنسيق مع الأطراف الداخليّة المعنيّة لمشاركة المعلومات المتعلّقة بالمحتوى والمتحدثين.

·         التنسيق  مع المترجمين والمترجمين الفوريّين فيما يخصّ برنامج المؤتمر عند الضرورة بناءً على طلب المؤسّسة منها.

تزويدهم بالمعلومات والإرشادات التي من شأنها تسيير عملهم ومراجعة الوثائق المترجمة للتأكّد من صحّة المعلومات المترجمة ومن استعمال المصطلحات المعتمدة في المؤسّسة. 

 

المبادرات وكافة المشاريع  المتعلقة/ الناتجة عن المؤتمر

·         القيام بكافّة الأعمال المتعلقة بالمبادرات والمشاريع 

·         التنسيق مع الشركاء المعنيّين بالمبادرة وتنظيم كافّة اللقاءات وورش العمل والاجتماعات المتعلقة بذلك –(مضموناً وشكلاً)؛ العمل مع أصحاب المشاريع  –الأطراف التي تقوم بتنفيذ أي مشروع له ارتباط بالمؤتمر بشكل عام.

·         إعداد التقارير المطلوبة عن مجريات المؤتمر خلال كافّة المراحل.

 

مؤتمرات أخرى:

·         اقتراح متحدّثين وخبراء.

·         الاشراف على إعداد السير الذاتية للمتحدّثين.

·         المشاركة الفاعلة في وضع برنامج المؤتمر.

 

على الصعيد التنظيمي:

·         وضع أسس ومسار تحضير أي مؤتمر.

·         وضع نموذج لاعتماده في أي سيرة ذاتية لمؤتمر،

·         تحضير المراسلات وأية تقارير خاصة بمحتوى المؤتمر، والدعم في إعداد أي تقارير ومكاتبات أخرى.

·         مراجعة المواد الخاصة بالمؤتمر باللغة الإنكليزية.

 

التقرير العربي للتنمية الثقافية:

·         المشاركة في الأبحاث الخاصة بالتقرير العربي للتنمية الثقافية، والخبراء والكتّاب.

·         المشاركة في الأعمال الإدارية الخاصة بالتقرير، من متابعة بيانات الكتّاب والمنسّقين، وإعداد العقود متابعتها وكافة المراسلات المتّصلة بالكتّاب.

·         إعداد الميزانية الخاصة بتقرير التنمية الثقافية.

 

العلاقات الداخلية

·         سائر موظّفي المؤسسة

العلاقات الخارجية

·         المستشارون.

·         المتحدثون ومدراء الجلسات.

·         الخبراء.

·         شركاء المعرفة.

·         الشركاء بشكل عام.

·         المدوّنون والرسامّون الكاريكاتيريّون.

 

المتطلبات والمؤهلات:

·         درجة البكالوريوس على الأقل في أي اختصاص يصب ضمن العلوم الإنسانية أو ما شابه.

·         خبرة لا تقلّ عن 6 سنوات في التنسيق.

·         التمتع بالسلوك المهني والقدرة على التفاعل مع مختلف الجهات.

·         إتقان اللغات (العربية والإنجليزية والفرنسية).

·         مهارات التنظيم والتخطيط

·         مهارات التخطيط الاستراتيجي

·         مستوى عالٍ من الدقّة والاهتمام بالتفاصيل

·         براعة في استخدام الحاسوب ونظمه