مساعد أوّل مشاريع

المسمّى الوظيفي

"مساعد أوّل مشاريع"

القسم

الخدمات المشتركة

الرئيس المباشر:

 مدير إدارة الخدمات المشتركة بالتنسيق مع مدراء المشاريع

مسؤول مباشرة عن:

 لا ينطبق

الهدف من الوظيفة:

تتمثل هذه الوظيفة بكونها صلة مباشرة ما بين قسم الخدمات المشتركة، وقسم البرامج، للتأكد من تبادل المعلومات بشكل سريع وكلّي.

المهامّ والمسؤوليات:

مؤتمر فكر/ مؤتمرات المؤسّسة:

• تحديث صيغة برنامج مؤتمر فكر دورياً بناء على معطيات الإدارة العليا، والتأكد من تحديثه على كلّ من الموقع الإلكتروني، تطبيق المؤسّسة، ونظام إدارة البيانات.
• المشاركة في صياغة السير الذاتية للمتحدّثين حسب النموذج المعتمد باللغتين العربيّة والانكليزيّة.
• المساعدة في البحث عن متحدّثين محتملين للمؤتمر، وفي التحقّق من خلفياتهم
• المساعدة في التنسيق الداخلي حول متحدّثين محتملين والحصول على الموافقات الداخلية المطلوبة.
• المساعدة في التواصل مع المتحدّثين حول مشاركاتهم، وتحديث بياناتهم على نظام إدارة البيانات، وتنسيق تفاصيل مشاركتهم اللوجستية من حجوزات سفر وفندق.
• متابعة وتحليل تقييم مؤتمر فكر.
• المشاركة في تجميع مواد مؤتمر فكر وإخراجها بالشكل المطلوب.
• المشاركة في إعداد كتيّب معتمد يستخدم في التحضير لمؤتمر فكر.

مشاريع المؤسسة:

• إجراء البحوث الأوّلية حول مواضيع معيّنة عند الحاجة.
• المشاركة في متابعة متطلبات المشاريع الغير فنيّة من قسم الخدمات المشتركة، والتنسيق مع القسم للتنفيذ.

تنسيق قسم الخدمات المشتركة:

• المشاركة في تقييم مسارات العمل الخاصة بالمشاريع، ووضع مسارات عمل محدّثة مكتوبة.
• المشاركة في تجميع المتطلبات من الأقسام والعمل على وضع خطة زمنية شاملة تشمل كافة نشاطات المؤسّسة
• العمل على مساعدة المدير المباشر في متابعة الأنشطة

العلاقات الداخلية

• سائر موظّفي المؤسسة

العلاقات الخارجية

• الهيئة الاستشاريّة للمؤتمر.
• المتحدّثون ومدراء الجلسات.

المتطلبات والمؤهلات:

• درجة البكالوريوس على الأقلّ في أيّ اختصاص يصبّ ضمن العلوم الإنسانية أو ما شابه.
• خبرة لا تقلّ عن 4 سنوات في التنسيق.
• التمتع بالسلوك المهني والقدرة على التفاعل مع مختلف الجهات.
• إتقان اللغات (العربية والإنجليزية).
• مهارات التنظيم والتخطيط
• مستوى عالٍ من الدقّة والاهتمام بالتفاصيل
• براعة في استخدام الحاسوب ونظمه